Logo

Elektronický přenos účetních dat

Pro zákazníky, kteří mají provozovny nebo dceřinné společnosti mimo sídlo firmy, provádím prostřednictvím zajištěných datových oblastí přenos jednotlivých účetních dokladů na centrálu (nebo k externí účetní firmě) pomocí systému elektronického přenosu účetních dat (jedná se o přenod buď pomocí elektronické pošty pro elektronické zaúčtování přenesených dokladů) nebo pomocí protokolu FTP a SQL (pro přenod údajů od účetní firmy směrem k danému ekonomickému subjektu nebo pro přenos dokladů faktur vydaných nebo přijatých od ekonomického subjektu k účetní firmě).

V současné době je provedeno zpracování pomocných programových modulů, které jsou stručně popsány v následujícm textu. Jedná se o pomocné programové moduly pro přenos informací mezi ekonomickým subjektem a účetní firmou (oboustraně) a pomocné programové moduly k provedení "konverze" exportů z jiných (účetních) programových modulů do formátu pro programové moduly podvojného účetnictví.

Poznámka :
Zde je nutno si uvědomit skutečnost, že kromě modulu pro zobrazení výsledků hospodaření pro firmy a konverzní moduly pro napojení na elektronické bankovnictví se jedná o jednouživatelské specielní programové moduly, které je nutno modifikovat pro danou činnost a pro daný ekonomický subjekt.

Upozornění :
Pro přenos informací je doporučeno použití "soukromých" (zaheslovaných) datových oblastí pro přenos jednotlivých údajů protokolem FTP nebo SQL. Pokud se týká přenosu pomocí protokolu SQL mám odzkoušené poskytovatele připojení na internet - například se jedná o společnost AYA CZ, spol. s r.o. nebo KONVOJ, spol. s r.o..


Automatické zaúčtování pořízených vydaných faktur

První skupinu poskytovaných služeb tvoří jednotlivé pomocné jednoúčelové programové moduly, pomocí kterých je prováděno automatické zaúčtování přenášených účetních dokladů (jedná se zejména o vydané faktury vytvářené programovými moduly ve vlastnictví daného ekonomického subjektu). V tomto případě jsou možné tyto varianty postupu (řešení) :

  • pomocí elektronické pošty nebo pomocí protokolu FTP je přenos exportů vydaných faktur proveden přímo k účetní firmě, kde je provedeno vlastní elektronické (automatické) zaúčtování jednotlivých dokladů vydaných faktur do datových souborů systému podvojného účetnictví
  • pomocí elektronické pošty nebo pomocí protokolu FTP je přenos exportů vydaných faktur proveden na můj počítač (který je v činnosti 24 hodin denně a to 7 dní v týdnu), kde je proveden příjem exportů vydaných faktur (s odesláním potvrzení o přijatém exportu "robotkem") a následně je provedeno elektronické (automatické) zaúčtování jednotlivých dokladů vydaných faktur (s provedenou kontrolou návaznocti) do datových souborů systému podvojného účetnictví
  • u daného ekonomického subjektu je provedena konverze exportu vydaných faktur do soukromé datové oblasti a pomocným programovým modulem (nebo upraveným programovým modulem pro vystavení faktur) je u ekonomického subjektu provedeno uložení příslušných dokladů vydaných faktur protokolem SQL do soukromé datové oblasti odkud je opět protokolem SQL provedeno jejich zaúčtování do datových souborů systému podvojného účetnictví u účetní firmy

Nahoru


Automatické zaúčtování dalších účetních dokladů

Druhou skupinu tvoří vyhotovené jednoúčelové programové moduly pro přenos dalších informací, které se následně automaticky účtují do datových souborů systému podvojného účetnictví. Jedná se například u konverzi a uložení jednotlivých položek realizovaných plateb (položek dle výpisů z účtu), které jsou elektronicky přeneseny do příslušných souborů systému podvojného účetníctví. Další možností je provedení přenosu jednotlivých pořízených faktur přijatých na více pracovištích s následným elektronickým přenosem (pomocí protokolu SQL a soukromé datové oblasti) a podobně. Pokud se týká přenosu "výpisů z účtů" jsou v podstatě dvě možnosti a to, že k účetní firmě je proveden přenos kopie externího datového souboru výpisů z účtů (ve formátu "GPC") a u účetní firmy je provedena jeho konverze a automatické zaúčtování (včetné automatického spárování uhrazených faktur přijatých a vydaných) nebo je konverze ze souboru výpisů z účtů provedena u daného subjektu a přenos je proveden pomocí protokolu SQL a soukromé datové oblasti. Poslední skupinu tvoří moduly pro automatický přenos a účttování provedených "úhrad kartou" podle údajů zaslaných z kartového střediska s provedením konverze a následného uložení (zaúčtování) do datových souborů systému podvojného účetnictví.

Nahoru


Přenos neuhrazených faktur přijatých na ekonomický subjekt

Je-li prováděno zaúčtování dokladů u externí účetní firmy (nebo na centrální účtárně) častěji než jednou za měsíc (podle provedené domluvy), je možno pomocí soukromé datové oblasti a příslušných pomocných programových modulů provést přenos protokolem SQL mezi účetní firnou (zaúčtovanými doklady - neuhrazenými fakturami přijatými) a příslušným ekonomickým subjektem (mezi hlavní účtárnou a střediskem) položek neuhrazených faktur přijatých. Pomocný programový modul provede vyjmutí příslušných položek podle stavu odeslaného z účetnictví a obsluha u ekonomického subjektu (na středisku) provede označení položky k úhradě a následně provede vygenerování exportu ve formě (formátu), který je importován elekronickým bankovnictví a je provedena úhrada příslušných závazků daného ekonomického subjektu.

Nahoru


Přenos výsledků z datových souborů účetnictví pro klienta

Třetí skupinu tvoří dva pomocné programové moduly pro přenos informací od účetní firmy k danému ekonomickému subjketu. Jedná se o pomocný programový modul, který provede konverzi a uložení příslušných souborů protokolem FTP do soukromé datové oblasti a pomocný programový modul pro zobrazení údajů "Výsledků hospodaření pro firmu" byl zhotoven pro zobrazení uložených hodnot a údajů na jednotlivých účtech (včetně případného analytického členění) a účetních dokladech systému podvojného účetnictví pro potřeby pracovníků managementu ekonomického subjektu. Jednotlivé hodnoty a údaje jsou pomocným programem systému podvojného účetnictví ukládány do datové oblasti "FTP", ze které jsou tímto pomocným programovým modulem přebírány a zobrazovány podle provedeného nastavení jednotlivých parametrů.

Po spuštění pomocného programového modulu je provedeno zobrazení té záložky, která byla zobrazena při regulerním ukončení pomocného programového modulu. Současná verze obsahuje zobrazení uložených údajů ve formě :

  • účetní závěrka - je provedeno zobrazení uložených zůstatků nákladových a výnosových účtů.
  • zůstatky účtů - je provedeno zobrazení uložených zůstatků ostatních účtů dle konkrétní účetní osnovy.
  • neuhrazené faktury - je provedeno zobrazení všech neughrazených faktur vydaných
  • soubor deníku - je provedeno zobrazení všech uložených účetních dokladů v databázovém souboru deníku

Nastavením jednotlivých parametrů je možno ovlivnit "typ" vypisovaných informací :

  • zobrazení analytické evidence - je-li uvedený parametr aktivní (bylo provedeno jeho "zaškrtnutí") je provedeno zobrazení jednotlivých účtů analytické evidence k relevantním kódům syntetických účtů použité účtové osnovy.
  • kumulativně - je-li uvedený parametr aktivní (bylo provedeno jeho "zaškrtnutí") je provedeno zobrazení výsledků hospodaření (konečných zůstaků) od počátku účetního roku do konce zvoleného účetního období (ma význm pouze při zvoleném účetním období jiném než "účetní rok").
  • zobrazeno pro /středisko)  - výběrem z nabídnotého seznamu je možno provést zobrazení uložených údajů zůstatků na účtech pro jednotlivá střediska nebo pro celý subjekt (pro celou firmu).
  • období - výběrem z nabídnotého seznamu je možno provést výpis uložených zůstatků účtů za zvolené účetní období (parametr "kumulativně" je neaktivmí) nebo od počátku účetního roku do konce zvoleného účetního období (parametr "kumulativně" je aktivní).

Zobrazení "Výsledků hospodaření firmy"

Po stisku tlačítka  Načtení dat  je provedeno obnovení uložených databázových souborů na lokálním disku počítače podle údajů, které byly uloženy účetní firmou ze specifikované FTP oblasti (pro korektní přenos je nutno mít počítač "připojen k internetu").

Po stisku tlačítka  Suma středisek  je proveden soupis uložených nákladů a výnosů pro jednotlivá střediska (podle uložených údajů a nastavených parametrů).

Po stisku tlačítka  Suma příjmů  je proveden soupis uložených pohybů na účtech číslo 211 (kód účtu "pokladny") a 221 (kód účtu "běžných účtů") podle jednotlivých účetních období bez uložených účetních dokladů týkajících se přesunů na účet 261 (kód účtu "peníze na cestě").

Po stisku tlačítka  Neuhrazené faktury  (nebo po stisku klávesy [F6] nebo [F11]) je možno provést soupis neuhrazených faktur přijatých nebo vydaných podle uživatelem zvolených a nastavených parametrů.

Po stisku tlačítka  Opis na tiskárně  je proveden opis zobrazené "tabulky" ve formě tiskové sestavy na připojené a nainstalované tiskárně k Vašemu počítači.

Po stisku tlačítka  Konverze do xls  je provedeno uložení zobrazených údajů a hodnot zobrazené "tabulky" do externího datového souboru typu "xls".

Po nastavení se na příslušnou "záložku" je možno pomocí "pravokliku" iniciovat další funkce, které jsou zařazeny do příslušné nabídky (menu). Stávající verze pomocného programového modulu obsahuje následující funkce (pro jednotlivé záložky) :

  • účetní závěrka - funkce pro konverzi účetních dokladů do "xls" : pomocí této funkce je možno provést uložení příslušných účetních dokladů databázového souboru deníku do externího datového souboru "xls" za předpokladu, že účtovaná částka je větší než zadaná hranice (implicitně 400 000,-)
  • účetní závěrka - funkce pro konverzi pohybů účtů do "xls" : pomocí této funkce je provedeno vygenerování externího datového souboru typu "xls" ve formě tabulky, který obsahuje jednotlivé zůstatky na účtech (včetně analytického členění) podle jednotlivých nalezených účetních období (měsíců a celkem za celé zúčtované období) a dále za celou organizaci a podle jednotlivých středisek. 
  • účetní závěrka - Vytvoření souboru "sumy za účet" - pomocí této funkce je provedeno vygenerování externího datového souboru typu "xls" ve formě jednotlivých položek, který obsahuje jednotlivé zůstatky na účtech včetně analytické evidence (a to jednak za dané účetní období a jednak kumulativně od začátku roku do daného účetního období) za všecha střediska (za celou organizaci a za všechna střediska uložená v databázovém souboru deníku) a pro všechna nalezená zúčtovaná období (měsíce)
  • účetní závěrka - Vytvoření sumarizace pohybů účtů - pomocí této funkce je provedena sumarizace pohybů na jednotlivých účtech podle zadaného období dle uložených účetních dokladů v databázovém souboru deníku (je možno požadovat jen pro syntetické kódy účtů nebo pro syntetické i analytické kódy účtů)
  • účetní závěrka - Vytvoření souboru účtové osnovy - pomocí této funkce je provedeno zobrazení všech použitých ködů účtů (včetně příalušné analytické evidence)
  • účetní závěrka - Výsledky po střediscích/zakázkách - pomocí této funkce je programovým modulem sestavena tabulka "Vyhodnocení nákladů a výnosů za organizaci", ve které je provedeno zobrazení náladů a výnosů jak za celou organizaci po jednotlivých měsících a použitých účtech (včetně případného analytického členění) tak podle jednotlivých středisek nebo zakázkách (podle provedeného nastavení "přepínačů). Zobrazenou tabulky je možno vytisknout nebo uložit do souboru typu "xls"
  • zůstatky účtů - funkce pro konverzi účetních dokladů do "xls" : pomocí této funkce je možno provést uložení příslušných účetních dokladů databázového souboru deníku do externího datového souboru "xls" za předpokladu, že účtovaná částka je větší než zadaná hranice (imlicitně 1 000 000,-)
  • zůstatky účtů - Vytvoření sumarizace pohybů účtů - pomocí této funkce je provedena sumarizace pohybů na jednotlivých účtech podle zadaného období dle uložených účetních dokladů v databázovém souboru deníku (je možno požadovat jen pro syntetické kódy účtů nebo pro syntetické i analytické kódy účtů)
  • zůstatky účtů - Vytvoření souboru účtové osnovy - pomocí této funkce je provedeno zobrazení všech použitých ködů účtů (včetně příalušné analytické evidence)
  • zůstatky účtů - Konverze faktur přijatých do "xls" - pomocí této funkce je možno provést uložení přenesených údajů uložených faktur přijatých do externího datového souboru typu "xls"
  • zůstatky účtů - Konverze faktur vydaných do "xls" - pomocí této funkce je možno provést uložení přenesených údajů uložených faktur vydaných do externího datového souboru typu "xls"
  • neuhrazené faktury - funkce pro výběr uložených položek faktur v souboru : pomocí funkce "filtr" je možno provést zobrazení požadovaných položek uložených v databázového souboru neuhrazených faktur vydaných
  • neuhrazené faktury - Soupis pohledávek - pomocí této funkce je možno provést výpis neuhrazených faktur vaydaných do tiskové sestavy, kterou je možno uživatelsky nastavit (jedná se například o tiskovou sestavu "uznání pohledávek", kterou je možno vytisknout na firemní tiskopis)
  • neuhrazené faktury - Nastavení soupisu - pomocí této funkce je provedeno nastavení formátu tisku výpisu neuhrazených faktur vydaných do tiskové sestavy (jedná se například o tiskovou sestavu "uznání pohledávek", kterou je možno vytisknout na firemní tiskopis)
  • soubor deníku - funkce pro výběr uložených dokladů v souboru deníku  : pomocí funkce "filtr" je možno provést zobrazení požadovaných účetních dokladů uložených v databázového souboru deníku systému podvojného účetnictví

Po provedeném "dvojkliku" (nebo po stisku klávesy [Enter]) na zvoleném (nastaveném) kódu účtu je provedeno zobrazení jednotlivých účetních dokladů z aktuálního databázového souboru deníku podle provedeného nastavení a podle zvoleného kódu účtu (včetně jeho případného analytického členění).

V případě provedení zobrazení pohybů na účtech saldokonta (na účtech dodavatelů nebo odběratelů) je možno použít další podružné funkce programového modulu :

  • zobrazení sumarizace faktur - po stisku tlačítka  Suma faktur  je provedena sumarizace uložených faktur přijatých nebo vydaných (podle zvoleného kódu účtu) pro jednotlivé obchodní partnery (dodavatele nebo odběrate). Do sumarizace není provedeno zařazení účetních dokladů "počátečního stavu", protože tyto účetní doklady jsou zařazeny do sumarizace v daném účetní období (daném roce)
  • výběr podle obdchodního partnera - po stisku tlačítka  Výběr podle účtu  je provedeno zobrazení dialogového okna, poocí kterého je možno provést výpis uložených účetních dokladů (účetních dokladů faktur a jejich úhrad) pro zvoleného obchodního partnera (dodavatele nebo odběratele)

Po provedeném "dvojkliku" (nebo po stisku klávesy [Enter]) na zvolené (nastavené) neuhrazené faktuře vydané je provedeno zobrazení uložených účetních dokladů dané neuhrazené faktury vydané dle aktuálního stavu databázového souboru deníku.

Při zobrazení "záložky" neuhrazených faktur a uložených dokladů v databázovém souboru deníku je možno po stisku klávesy [F9] provést nastavení "Filtru" pro zobrazení požadovaných položek neuhrazených faktur vydaných nebo uložených účetních dokladů z databázového souboru deníku. 

Upozornění :

  • Funkce pro konverzi jendotlivých položek do externího datového souboru typu "xls" jsou funkční až po provedené registraci programového modulu
  • Funkce k provedení tisku sestavy na připojené tiskárně jsou funkční až po provedení registraci programového modulu (jinak je možno si tiskovou sestavu pouze prohlédnout na obrazovce Vašeho počítače)

Poznámky :

  • Reinstalaci pomocného programového modulu z příslušných datových oblastí firemních "www" stránek je možno provést pomocí funkce "Reinstalace programového modulu", která je dostupná pomocí "menu" (iniciováno pravým tlačítkem na polohovacím zařízení - myši) v horní liště záložek nebo v dolní liště tlačítek pomocného programového modulu.
  • Rozšiřující programový modul "UctoView" se neinstaluje, přenesený samorozbalovací instalační soubor se uloží do složky (adresáře) ve které se spustí a je možno jej začít používat. "Ikonu" na "plochu" je možno zařadit pomocí standardní funkce systému Windows® a to po nastavení se na soubor programového modulu (UctoView.exe - UctoView Aplikace) a stisku pravého tlačítka na polohovacím zažízení (myši) se zvolí funkce "Odeslat - zástupce na plochu".

Spolupracojící programové moduly elektronického přenosu výsledků z datových souborů systému účetnictví pro ekonomický subjekt (klienta). Jednotlivé pomocné programové moduly nejsou standardně dostupné pomocí datových oblastí mých firemních "www" stránek, protože pro konkrétního uživatele je nutno do příslušného pomocného programového modulu doplnit parametry přístupu do příslušných datových oblastí FTP a SQL.

  • CenaNaplnění datových oblastí
    Pro naplnění jednotlivých datových souborů obsahujících příslušné informace dle zaúčtovaných daňových a účetních dokladů uložených v datové oblasti na interneru (respektive na intranetu) je použit pomocný programový modul "SumaNakl" (programový modul pro elektronický přenos dat - Odeslání výsledků hodpodaření firmy a faktur do datové oblasti FTP). Pomocný programový modul "SumaNakl" byl zhotoven pro vygenerování příslušných položek do databázových souborů pro elektronický přenos informací od účetní k daném ekonomickému subjektu (podnikateli nebo manažerovi společnosti) pro jeho potřeby (generování souborů neuhrazených faktur, účetních závěrek, zůstatků na účtech). Elektronicky přenesené databázové soubory jsou načítány pomocnými programovýcmi moduly a je provedeno zobrazení jednltlivých položek na "vzdáleném pracovišti" pro potřeby vedení společnosti nebo podnikatele.
  • CenaZobrazení přijatých faktur firmy
    Pomocný programový modul "WPCFakt" byl zhotoven pro zobrazení jednotlivých položek neuhrazených (zaúčtovaných) faktur přijatých na vzdáleném pracovništi pro potřeby pracovníků managementu ekonomického subjektu. Jednotlivé hodnoty a údaje (faktur přijatých) jsou ukládány do datové oblasti, ze které jsou tímto pomocným programovým modulem přebírány a zobrazovány podle provedeného nastavení jednotlivých parametrů. V pomocném programovém modulu jsou funkce pro zobrazení jak neuhrazených faktur přijatých tak uhrazených faktur přijatých a funkce pro generování položek převodního příkazu dle neuhrazených faktur přijatých s možností exportu pro internetové bankovnictví.
  • CenaPořízení faktur přijatých na externím pracovišti
    Pomocný programový modul "WriteFak" byl zhotoven potřeby pořízení jednotlivých faktur přijatých na vzdáleném pracovišti. Jednotlivé faktury přijaté pořízené tímto pomocným programovým modulem jsou pře datové oblasti přenášeny na centrální pracoviště, kde je provedeno jejich "elektronické" zaúčtování do databázových souborů systému podvojného účetnictví.

Máte-li zájem o získání "Start" verze modulu pro zobrazení výsledků hospodaření firmy ve Windows® podle datových souborů účetnictví, můžete si jej stáhnout z internetu (poslední aktualizace provedena dne 14.02.2012).

Cena

Nahoru


Přenos datových souborů (účetnictví nebo evidence) na můj počítač

V případě, že je potřeba provést přenos datových souborů ze systému vedení podvojného účetnictví, daňové evidence podnikatelů nebo jiné evidence (z důvodu provedení opravy, aktualizace dat nebo "jen" k provedení účetní závěrky - uzavření účetních knih v minulém účetním období a otevření účetních knih v novém účetní období) na můj počítač, je možno použít následující možností :

  • Přenos datového souboru je proveden pomocí elektronické pošty a diskety - v daném programovém modulu (programový modul PC-UCTO, UCET, NABIDKA a pod.) je provedena funkce "Uložení souborů na disketu" a výsledný soubor na disketě (s příponou ".zcf") je připojen k elektronickému dopisu jako příloha a zaslán na moji adresu. Po provedené opravě (nebo požadované činnosti) je Vám datový soubor opět zaslán jako příloha v elektronickém dopisu a postup je opačný. Připojený datový soubor je uložen opět na disketu a potom pomocí funkce "Vyjmutí souborů z diskety" je provedeno "natažení" opravených datových souborů z přeneseného souboru do datového adresáře (daného klienta - subjektu) příslušného programového modulu. Uvedené funkce pro uložení nebo vyjmutí datových souborů jsou zařazeny ve skupině funkcí pro "Archivace a přenos datových souborů".
  • Přenos datového souboru je proveden pomocí elektronické pošty bez diskety - v daném programovém modulu (programový modul PC-UCTO, UCET, NABIDKA a pod.) je provedena funkce "Přesun souborů před přenosem"" a výsledný soubor z adresáře (složky) SEND (s příponou ".zcf") je připojen k elektronickému dopisu jako příloha a zaslán na moji adresu. Po provedené opravě (nebo požadované činnosti) je Vám datový soubor opět zaslán jako příloha v elektronickém dopisu a postup je opačný. Připojený datový soubor je uložen do adresáře (složky) RECEIVE a potom pomocí funkce "Přesun souborů po přenosu" je provedeno "natažení" opravených datových souborů z přeneseného souboru do datového adresáře (daného klienta - subjektu) příslušného programového modulu. Uvedené funkce pro přesun souborů před a po přenosu jsou zařazeny ve skupině funkcí pro "Archivace a přenos datových souborů".
    Poznámka :
    Zde je nutno si uvědomit, že pro přenos datových souborů BEZ diskety, je nutná existence dvou adresářů (složek) SEND (pro odesíláný soubor) a RECEIVE (pro přijímaný soubor) ve struktuře adresářů (složek) v adresáři (složce) VAEVID na disku, na který byla provedena instalace programového modulu. Umístění adresářů zmíněných adresářů (složek) je zřejmé podle následujícho obrázku (který obsahuje zobrazení podřízených adresářů pro adresář VAEVID).
    Zobrazení podřízených adresářů
  • Přenos datového souboru s pomocí programového modulu "Průvodce ekonomickými programy" - skupina Doplňkových funkcí programového modulu "Průvodce ekonimkými programy", která je iniciována po stisku tlačítka  Spustit , obsahuje na záložce "Data" příslušné funkce pro příjem a odeslání datového souboru k požadované činnosti.
    Na záložce Data programového modulu "Průvodce ekonomickými programy" můžete stiskem tlačítka  Odeslat data  provést odeslání datových souborů, které byly uloženy pomocí funkce "Přesun souborů před přenosem", na počítač modemové stanice "BBS" k provedení opravy nebo Vámi požadovaného zásahu. Navrácení datových souborů na Váš počítač je provedeno po stisku tlačítka  Přijmout data  (vlastní načtení do daného programového modulu je realizováno pomocí funkce "Přesun souborů po přenosu"). Podmínkou pro "příjem souborů" je nutno provést uložení souboru "konfigurace", který je uživateli zasílán elektronickou poštou. Funkce, které jsou zařazeny do této "záložky", plně nahrazují příslušnou funkci pro "Přenos souborů modemem v jednotlivých programových modulech pro vedení ekonomických agend.
    Poznámka :
    Zde je nutno si uvědomit, že pro přenos datových souborů s pomocí porgramového modulu "Průvodce ekonomickými programy", je nutná existence dvou adresářů (složek) SEND (pro odesíláný soubor) a RECEIVE (pro přijímaný soubor) ve struktuře adresářů (složek) v adresáři (složce) VAEVID na disku, na který byla provedena instalace programového modulu. Umístění adresářů zmíněných adresářů (složek) je zřejmé podle následujícho obrázku (který obsahuje zobrazení podřízených adresářů pro adresář VAEVID).
    Zobrazení podřízených adresářů

Zpět

Poslední změna: 21. srpna 2013
© 2013   Stanislav VANÍČEK
Stanislav VANÍČEK
prodej ekonomického software
vývoj software na zakázku
služby výpočetní techniky